Verbinding maken met Excel bron in Crystal Reports

Door Rachelle Blok
In Crystal Reports
20 april 2014
0 Reacties
897 Views

Voor het bouwen van een rapport in Crystal Reports kun je gebruik maken van een Excel bron. Crystal Reports bepaalt aan de hand van de eerste waarde in een kolom wat het datatype van die kolom is, bijvoorbeeld numeriek of alfanumeriek.

Open Crystal Reports en klik op Leeg Rapport (Blank Report). Klik op Nieuwe verbinding maken (Create New Connection) en dubbelklik vervolgens op Access/Excel (DAO).
Verbinding Excel Crystal Reports
Klik achter Databasenaam (Database Name) op de Browse button om het database bestand te selecteren. Selecteer bij het Databasetype (Database TypeExcel 8.0. Klik op Voltooien (Finish).
Verbinding Excel Crystal Reports
Je ziet aan de linkerkant de tabbladen uit Excel, namelijk Blad1 t/m Blad3. Het is handig om in Excel de namen van de tabbladen te veranderen zodat ze herkenbaar zijn. Klik op Blad1$ en vervolgens op het pijltje om de tabel onder Geselecteerde tabellen (Selected Tables) te zetten. Klik op OK.
Verbinding Excel Crystal Reports
Klik in de Field Explorer op Databasevelden (Database Fields). Klik vervolgens op Blad1_. De velden/gebieden uit het tabblad van Excel worden getoond en je kunt beginnen met het bouwen van je rapport. Ook hierbij is het handig om de kolomkoppen in Excel van een juiste naam te voorzien.
Verbinding Excel Crystal Reports

Voorbeeld juiste naamgeving

Om ervoor te zorgen dat de tabellen uit Excel herkenbaar zijn qua naamgeving, kun je de namen van de tabbladen, kolomkoppen en namen van gehele tabellen veranderen.

Verander de namen van de tabbladen in herkenbare namen zoals hieronder.
Verbinding Excel Crystal Reports
Verander de namen van de kolomkoppen van de tabel. Zo heten de kolomkoppen van de tabel die we hebben gebruikt: Voornaam, Plaats, landcode en provincie.
Verbinding Excel Crystal Reports
Het is mogelijk dat je in Excel in hetzelfde tabblad twee aparte tabellen hebt. Hieronder zie je twee aparte tabellen Land en Voornaam.
Verbinding Excel Crystal Reports
Om voor Crystal Reports duidelijk te maken dat dit twee aparte tabellen zijn, kunnen we de naam van de gehele tabel veranderen. Selecteer de cellen van de tabel en verander in de Name Box de naam. Wanneer de naam nog niet is veranderd, staat in dit vak de naam van de begincel. In dit geval is dat B4.
Verbinding Excel Crystal Reports
Doe hetzelfde voor de tabel Voornaam.
Verbinding Excel Crystal Reports
Ga vervolgens naar Crystal Reports en maak verbinding met de Excel bron. Je ziet nu de namen van de tabbladen: Klanten$ en LandenNaam$. Daarnaast worden ook de namen van de aparte tabellen getoond: Land en Voornaam. Plaats alle tabellen onder  Geselecteerde tabellen (Selected Tables)  en klik op OK.
Verbinding Excel Crystal Reports
In de Field Explorer zie je nu de database velden.
Verbinding Excel Crystal Reports
Zet de velden Land en Voornaam van de tabel LandenNaam_ in de Design sectie.
Verbinding Excel Crystal Reports
Als resultaat worden de twee aparte tabellen getoond.
Verbinding Excel Crystal Reports

Over "" Heeft 37 Posts

Rachelle Blok studeert Data Science en schrijft blogartikelen voor ReportingBLOG, over verschillende tools zoals Excel, SQL Server en Crystal Reports. Rachelle heeft daarnaast een eigen bedrijf in webdesign.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *