SQL Server database in Crystal Reports

Er zijn twee methodes om een SQL Server database te verbinden met Crystal Reports. De eerste methode maakt gebruik van een Windows authentication. Bij de tweede methode wordt er gebruik gemaakt van een SQL Server authentication.

Windows Authentication

Deze methode gebruikt de login gegevens van de Windows gebruiker om toegang te krijgen tot de database. Een nadeel van deze methode is dat een andere gebruiker het rapport niet kan zien.

Start Crystal Reports en klik op Leeg Rapport (Blank Report). Klik op Nieuwe verbinding maken (Create New Connection) en dubbelklik vervolgens op OLE DB (ADO).

Selecteer Microsoft OLE DB Provider for SQL Server en klik op Volgende (Next).
Selecteer de Server door te klikken op het pijltje. Wanneer je de naam van de server niet weet, kun je dit navragen bij de systeembeheerder. Je kunt ook kijken in Microsoft SQL Server Management Studio. Bij het verbinden met de server staat de server naam aangegeven. Zorg er vervolgens voor dat Geïntegreerde beveiliging (Integrated Security) staat aangevinkt. Selecteer vervolgens de Database door te klikken op het pijltje. Klik op Volgende (Next).

Klik op Voltooien (Finish).

SQL Server Authentication

Met deze methode maak je een login account aan met een login name en een wachtwoord. Het voordeel van deze methode is dat je een rapport zelf kan laten draaien. Dit is handig wanneer je rapporten wilt schedulen. Het rapport is niet afhankelijk van een gebruiker en er is geen toegang tot een Windows account nodig om het rapport te draaien.

Open Microsoft SQL Server Management Studio en klik op Connect. Standaard wordt er een connectie gemaakt via Windows Authentication.

Klik vervolgens in de Object Explorer op Security en dan met de rechtermuis op Logins. Klik op New Login.

Geef bij Login name een bepaalde naam waardoor je kunt herkennen welke connectie het is. Selecteer vervolgens SQL Server authentication en verzin bij Password een wachtwoord voor de connectie. Typ het wachtwoord nogmaals in bij Confirm password. Zorg ervoor dat Enforce password policy niet staat aangevinkt.

Klik op User Mapping aan de linkerkant en vink de database aan waar je toegang voor wilt krijgen via de connectie. Zorg ervoor dat de role db_datareader staat aangevinkt. Hiermee krijg je het recht om te lezen op de database. Klik op OK.
Klik in de Object Explorer met de rechtermuis op de Server naam en dan op Properties.

Klik aan de linkerkant op Security en selecteer onder Server authentication SQL Server and Windows Authentication mode. Klik op OK.

Er verschijnt een melding Some of your configuration changes will not take effect until SQL Server is restarted. Klik op OK en open SQL Server Configuration Manager. Klik op SQL Server Services aan de linkerkant en selecteer SQL Server (MSSQLSERVER). Klik op de rechtermuis en klik op Restart. Wanneer dat gebeurd is, kun je Configuration Manager afsluiten.
Ga terug naar Microsoft SQL Server Management Studio. Klik in de Object Explorer op Connect, Database Engine.

We gaan nu testen of je een connectie kunt maken. Selecteer SQL Server Authentication en vul de login gegevens in die je zojuist hebt ingevuld bij Login name en Password. Klik op Connect.

Als het gelukt is, staat de connectie in de Object Explorer.

Open Crystal Reports en klik op Leeg Rapport (Blank Report). Klik op Nieuwe verbinding maken (Create New Connection) en dubbelklik vervolgens op OLE DB (ADO).

Selecteer Microsoft OLE DB Provider for SQL Server en klik op Volgende (Next).
Selecteer de Server door te klikken op het pijltje of typ de naam van de server in. Zorg er  voor dat Geïntegreerde beveiliging (Integrated Security) deze keer niet staat aangevinkt. Vul de login gegevens in bij Gebruikers-id (User ID) en Wachtwoord (Password) die je ook in Microsoft SQL Server Management Studio had ingevuld om de connectie te testen (Login name en Password). Selecteer vervolgens de Database door te klikken op het pijltje. Alleen de databases die je had aangevinkt worden getoond. Klik op Volgende (Next).
Klik op Voltooien (Finish).

Dit is het resultaat: