Overzichten samenvatten in Crystal Reports

Door Rachelle Blok
In Crystal Reports
26 januari 2014
1 Reactie
1051 Views

In Crystal Reports kun je overzichten samenvatten. Je kunt bijvoorbeeld een ‘Grand total’ berekenen, zoals de totale omzet van alle klanten. Je kunt ook een subtotaal berekenen op basis van een bepaalde groep, bijvoorbeeld de omzet per klant.

Grand total berekenen

We maken gebruik van het onderstaande overzicht waarin onder andere de naam van de klant en het orderbedrag staat. Overzichten samenvatten Crystal Reports
Wanneer je alle orderbedragen bij elkaar op wilt tellen, klik je in de kolom Orderbedrag op Rechtermuis, Invoegen, Samenvatting (Right click, Insert, Summary).
Overzichten samenvatten Crystal Reports
Vervolgens kies je bij Selecteer het veld dat u wilt samenvatten (Choose the field to summarize) het juiste veld. Het veld staat al goed ingesteld op Orderbedrag. Het soort samenvatting staat op Som (Sum), dit staat ook goed ingesteld. De locatie waar het totale bedrag komt te staan staat ingesteld op Algemeen totaal (rapportvoettekst) (Grand Total (Report Footer)). Het totale bedrag komt onderaan het rapport te staan op de laatste pagina. Klik op OK.
Overzichten samenvatten Crystal Reports
Dit is het resultaat:
Overzichten samenvatten Crystal Reports

Subtotaal berekenen per klant

Vervolgens willen we het subtotaal per klant berekenen. We gaan het overzicht daarom eerst groeperen op klant. Hiervoor klik je op Invoegen, Groep (Insert, Group).
Overzichten samenvatten Crystal Reports
Kies in het tabblad Algemeen (Common) voor Klant-id. Klik vervolgens op OK.
Overzichten samenvatten Crystal Reports
In het ontwerpscherm zien we dat er twee nieuwe secties zijn toegevoegd, de Koptekst groep (Group Header) en de Voettekst groep (Group Footer). In de Group Header wordt het Klant-id getoond en daarachter plaatsen we de naam van de klant.
Overzichten samenvatten Crystal Reports
Dit is het resultaat van de groepering:
Overzichten samenvatten Crystal Reports
Vervolgens gaan we opnieuw een samenvatting toevoegen, door in de kolom Orderbedrag te klikken en vervolgens Rechtermuis, Invoegen, Samenvatting (Right click, Insert, Summary).
Overzichten samenvatten Crystal Reports
Bij de Locatie van samenvatting (Summary location) kiezen we nu voor de groep die we zojuist hebben aangemaakt, namelijk de groepering op Klant-id. Klik op OK.
Overzichten samenvatten Crystal Reports
Dit is het resultaat:
Overzichten samenvatten Crystal Reports
We kunnen ervoor kiezen om de details van alle orders te verbergen, zodat we per klant alleen het subtotaal zien. Klik in de Details sectie op Rechtermuis, Onderdrukken (geen analyse op lager niveau) (Right click, Suppress (No Drill-Down)).

Overzichten samenvatten Crystal Reports
Dit kunnen we ook doen voor de Page Header, zodat de kolomkoppen uit ons overzicht verdwijnen. Om het subtotaal per klant op dezelfde regel te krijgen als het Klant-id en de naam van de klant, kunnen we het veld met het Orderbedrag uit de Group Footer halen en verplaatsen naar de Group Header. Je kunt een veld naar een Group Header verplaatsen zonder dat er iets verandert aan de berekening van het subtotaal. Dit komt doordat Crystal Reports sectie georiënteerd werkt en de Group Header en Group Footer gelijktijdig worden aangemaakt.
Overzichten samenvatten Crystal Reports
Dit is het uiteindelijke resultaat:
Overzichten samenvatten Crystal Reports

Over "" Heeft 37 Posts

Rachelle Blok studeert Data Science en schrijft blogartikelen voor ReportingBLOG, over verschillende tools zoals Excel, SQL Server en Crystal Reports. Rachelle heeft daarnaast een eigen bedrijf in webdesign.

One Response to “Overzichten samenvatten in Crystal Reports”

  1. accountant Cees schreef:

    Dit is inderdaad erg handig dankje wel

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *